סוף מעשה במחשבה תחילה - או - איך לתכנן מצגת

צילום: גלית מילוא

"צריכים המלצות על אתרים חינמיים לתמונות"... אם אתם מכינים מצגת והדבר הראשון שאתם עושים זה לחפש תמונות, הפוסט הזה ממש בשבילכם.

מצגת בסופו של דבר צריכה לעשות את הרושם הנכון. לספר את הסיפור הנכון, להעביר את המסר המדויק.
כדי לוודא שאנחנו עושים את זה, כדאי לתכנן את המצגת ולא לפספס את ההזדמנות להציג את הסיפור שלנו.
הרבה אנשים שמתכננים מצגת, מתחילים לחשוב על התמונות והצבעים, אבל לא בטוח שזה נכון.

אני רוצה לתאר תהליך שונה, שיתחיל בשאלות בסיסיות הקשורות למטרת המצגת, הקהל והמסר, יעבור לשרטוט סקיצת המצגת ורק בסוף נגיע לעיצוב עצמו.

מה מטרת המצגת?
הרבה פעמים אנחנו יודעים על מה נרצה לדבר, אבל מהי המטרה הסופית של המצגת? האם המצגת נועדה להציג נתונים כספיים? האם היא צריכה להסביר על מוצר חדש? על תהליך חדש? או אולי מטרתה להגביר מכירות? לספר סיפור השראה אישי?
בסופו של דבר, אופי המצגת והעיצוב שלה יושפעו מהמסר שרוצים להעביר.
מציעה לרשום על פתק את מטרת המצגת, לשים אותו מול העיניים לאורך כל התהליך, וכל פעם לחזור אליו.
כל שקף במצגת אמור לשרת את המטרה הזאת.

מי הקהל?
בסופו של דבר, אנחנו נרצה שקהל השומעים יבין את המסר המועבר במצגת.
אם אנחנו מציגים לפני קבוצת משקיעים, הם מעוניינים לשמוע תיאורים קצרים ומדוייקים של הסטארט-אפ שלנו וירצו לדעת מה יצא להם מזה תכלס. לכן עריכת מצגת למשקיעים תהיה שונה בתכלית, ממצגת שמיועדת להצגת נתונים כספיים למשל.
אם המצגת מיועדת לאנשים בתוך החברה, המסרים והמיקוד שלה יהיו שונים לגמרי מאשר מצגת על אותו מוצר, המיועדת למשל למשקיעים מבחוץ.
אנחנו רוצים להשמיע לכל אחד את מה שהוא רוצה לשמוע ולדייק את המסרים למה שמעניין אותו.
התייחסות מדוייקת למטרת המצגת ולקהל הספציפי, תביא אותנו כבר לחצי הדרך בתכנון המצגת.

STORY BOARD
הכי הכי פשוט- קחו דף ועט. תציירו ריבועים, כל ריבוע הוא שקף. בכל ריבוע שימו כותרת. אני ממליצה לשים כותרות על כל השקפים, החל משקף הפתיחה ועד לשקף הסיום, כך שתקבלו מבנה מלא של המצגת ב- STORY BOARD.

האם תרשים הזרימה עושה לכם שכל? האם הוא הגיוני? האם זה משרת את מטרת המצגת? האם מתאים לקהל?
בידקו את מבנה המצגת ושנו את מה שלא מתאים.

כשרצף השקפים נמצא מול העיניים, הדברים הופכים מסודרים יותר. רואים את המצגת מקצה לקצה.
לאחר השלמת מבנה המצגת, מתחת לכל כותרת רישמו האם בשקף יופיע טקסט, תמונה, אייקונים, טבלה, השוואה וכו'.

ומה עכשיו?
למרות שיש לפנינו STORY BOARD מגובש למדי, הכולל רצף הגיוני של המסר שאנחנו רוצים להעביר, יתכן שבמהלך העיצוב ישתנה המבנה. יתכן ששקפים יזוזו ממקומם ביחס לתכנון, או שלא נמצא את האובייקט העיצובי המתאים, באופן שישפיע על מבנה המצגת.
אל דאגה, זה בסדר.

מטרת ה- STORY BOARD היא לתת לנו מסגרת למבנה המצגת, כך שהכנתה תהיה רציפה, הגיונית ומשרתת את המסר שאנחנו רוצים להעביר. אם במהלך העבודה אנחנו עורכים שינויים ב- BOARD, סביר להניח שהם נעשים בדיוק מאותה סיבה והם ייצגו את המסר שלנו באופן נכון ומותאם יותר.

לסיום - מצגת היא כלי תמיכה עוצמתי באמצעותו ניתן לרתק, לשכנע, ולגעת בקהל.
בין אם מדובר במצגת שיווק או מכירות, מצגת הדרכה או הכשרה, ובין אם דווקא בסיפור אישי או הרצאת השראה.
בסופו של עניין מצגת היא שותפה מלווה, וכאשר היא בנויה היטב בהתאמה לכללי העברת מסר וניראות ויזואלית נכונה, היא נותנת למרצה ביטחון ואפילו הנאה לאורך השימוש בה.
המצגת אינה העיקר, אתם העיקר !!
אתם אלו שמספרים את הסיפור. המצגת עוטפת ומשלימה אתכם באמצעים ויזואליים.

הכתבה באדיבות גלית מילוא - GraFix מצגות אפקטיביות

לכתבות נוספות בבלוג של גלית בנושא מצגות עסקיות לחצו כאן: https://g-grafix.com/#blog
לאתר האינטרנט של גלית ולתיק עבודות לחצו כאן: https://g-grafix.com/#home