לגייס חכם ולהישאר אנושית

צילום: מידג'רני

    
בגיוס עובדים ועובדות, חשוב לי שההליך יהיה יעיל, שקוף ונעים – לשני הצדדים. התהליך שעברתי לאחרונה בגיוס העובדת החדשה שלי היה בדיוק כזה, והוא שילב יצירתיות, טכנולוגיה ואנושיות. 

קצת על התהליך…

המשרה שחיפשתי מגוונת ודורשת ידע בסיסי במספר רב של תחומים, ככה שהשתמשתי בהרבה מיומנויות כדי לפתוח בתהליך הגיוס בצורה הכי יעילה

שלב ראשון: הגדרת הצרכים ויצירת גוגל פורם
השלב הראשון היה להבין מה באמת חשוב לי במי שיצטרף או תצטרף לצוות. ישבתי וכתבתי את התכונות, המיומנויות והערכים שאני מחפשת, ותרגמתי את זה לשאלות ברורות בטופס של Google Forms.
השאלות נגעו בנושאים כמו ניסיון מקצועי, זמינות לעבודה, כישורים טכניים ודברים יותר אישיים כמו גישה לעבודה בצוות ודינמיקה אישית.
הוספתי גם שאלות שמאפשרות לי לבצע תיאום ציפיות בלתי רשמי– למשל, לגבי שעות העבודה, מיקום המשרד, סוג המשימות והשכר. זה עזר לי לא רק לסנן מועמדים ומועמדות, אלא גם לוודא שהם מבינים מראש לאן הם נכנסים.

ידעתי שיש סכום שעתי שאני יכולה לשלם ולא מעבר לו, לכן, ברגע שמגיע מועמד ומבין באמצעות השאלה “האם מבחינתך שכר של X ש”ח לשעה מקובל?" ועונה עליה "כן" - יש הגדרה טובה של תיאום הציפיות ומועמדים שיצפו להרבה יותר פשוט לא ימשיכו.

כמובן שבטופס איפשרתי להם גם להעלות קורות חיים שנצברו באופן מסודר בתיקייה בדרייב שלי.

שלב שני: סינון אוטומטי על פי פרמטרים
לאחר שהמועמדים והמועמדות מילאו את הטופס, עברתי לשלב הסינון. כאן באו לידי ביטוי הפרמטרים שהיו לי חשובים.
למשל, מי שציינה או ציין שאינו זמין בשעות העבודה הנדרשות או שמצפה לשכר מחוץ לטווח שציינתי, סומן כמי שפחות מתאים.

אחרי שעשיתי את הסינון הראשוני עברתי על קורות החיים וראיתי מי יותר רלוונטי מבחינת הניסיון שלו או שלה, וזימנתי את המתאימים לראיון.

שלב שלישי: אוטומציה לתשובות שליליות
כדי לחסוך זמן ולנהל את התהליך בצורה מכבדת, יצרתי אוטומציה דרך Gmail בשילוב Google Sheets. מי שלא ענה על קריטריונים מסוימים קיבל מייל מנוסח מראש, עם השם שלו או שלה, עם הודעה אדיבה שמסבירה את הסיבה ומאחלת הצלחה בהמשך.
האוטומציה לא רק חסכה לי זמן, אלא גם הבטיחה שאני עונה לכולם בצורה מכבדת ומהירה, בלי להשאיר אף אחד ללא מענה.

אני חילקתי את זה לשתי קטגוריות - אנשים שקיבלו מייל שמסביר שהם פחות מתאימים לתפקיד, ואנשים שהיו אובר-קוואליפייד והרגשתי שהתפקיד קטן או ג'וניורי מדי עבורם.

שלב רביעי: שיחות ומפגשים
לאחר הסינון הראשוני, נשארתי עם רשימה מצומצמת של מועמדים ומועמדות שהיו רלוונטיים. עם כל אחד ואחת מהם שוחחתי באופן אישי בזום, הבנתי לעומק את הכישורים והאישיות שלהם, וערכתי תיאום ציפיות נוסף.

למה זה עבד כל כך טוב?

1. תיאום ציפיות מוקדם: השאלות בטופס גוגל עזרו לי לוודא שכל מועמד ומועמדת יודעים מראש מה נדרש ומה הם יכולים לצפות ממני.
2. אוטומציה יעילה: המיילים האוטומטיים הפכו את התהליך למהיר ומכבד.
3. התמקדות במה שחשוב: במקום לבזבז זמן על שיחות עם מועמדים ומועמדות לא מתאימים, הגעתי מוכנה לשלבים המתקדמים עם האנשים הנכונים.
   
    

תובנות מהתהליך
בסוף, לא רק שהצלחתי למצוא את העובדת המתאימה, אלא גם יצרתי לעצמי שיטה שמאפשרת לי לנהל גיוס באופן מסודר, יעיל ואנושי.
אני ממליצה לכל מי שמגייסת או מגייס לנסות כלים כמו Google Forms ואוטומציות פשוטות – הם יכולים לעשות את כל ההבדל.